Кассовая дисциплина в 2023 году: принципы ведения операций по кассе

Осуществление расчетов по кассе регламентируется Указаниями ЦБ РФ № 5348-У от 09.12.2009 г № 3210-У от 11.03.2014 года. Нормативные акты устанавливают порядок приема и выдачи наличных денег для компаний и ИП.

Контролировать его соблюдение обязаны руководитель компании и непосредственно сам ИП. Директор может взять ведение кассы на себя либо назначить ответственное лицо – кассира.

Кассир заключает с работодателем договор о полной материальной ответственности. В нем описываются условия приема-передачи наличных, указывается, при каких обстоятельствах должностное лицо компенсирует убытки предприятия, а также каким способом это выполняется.

Кто должен соблюдать кассовую дисциплину

Согласно Письма Минфина № 03-11-11/40059, вести надлежащий учет операций по кассе обязаны все предприятия, вне зависимости от их величины, режима уплаты налогов и другой специфики. Исключением являются юридические лица, которые рассчитываются с контрагентами и служащими только в безналичной форме.

Некоторые компании могут применять упрощенный порядок ведения кассы. В эту категорию входят микрофирмы, малый бизнес и ИП. Такие организации могут не выписывать приходные, расходные ордера, не обобщать сведения о поступления и расходах в кассовой книге. Основные кассовые документы для фирм, соблюдающих упрощенный порядок расчетов наличными – расчетно-платежные ведомости по оплате труда и иным вознаграждениям служащим.  

Также фирмы с величиной ежегодной выручки до 800 млн рублей и количеством сотрудников меньше 100 человек имеют возможность не контролировать лимит остатка денег в кассе.

Основные положения кассовой дисциплины

Правила учета операций для предприятий и ИП содержатся в Указаниях ЦБ РФ № 5348-У и № 3210-У. Нормативный акт регламентирует четыре главных требования к ведению кассы: лимит расчетов по одному договору, лимит дневного остатка, правила оформления документов, а также соблюдение норм расходования денег из кассы. Рассмотрим подробнее каждый из них.

Лимит выдачи

В 2023 году максимальная сумма расчетов по любым договорам, в том числе с контрагентами в статусе ИП – 100 тысяч рублей. Таким образом, сделки свыше этой суммы оплачивать наличными нельзя.

По расчетам с гражданами: сотрудниками предприятия, подотчетными лицами и другими физическими лицам ограничение не действует. Рассчитываться с такими категориями получателей можно в рамках любых сумм – если расходные кассовые ордера правильно оформлены, а выдача экономически обоснована.  

Цели, на которые допускается расходовать наличные

Тратить средства из кассы можно строго на цели, определенные Центральным банком. К ним относятся выплаты служащим: зарплаты, больничные, отпускные, премии, материальная помощь, командировочные расходы, пособия, выдача денег под отчет для покупки товаров или оплаты услуг. Приобретать акции и облигации деньгами, учтенными в кассе, нельзя.

Также наличные средства можно израсходовать на:

• Расчеты с контрагентами (в пределах 100 тысяч рублей);

• Возмещения по страховым полисам (только для страховых компаний);

• Выдачу займов, выплату процентов (но не из прямой выручки). То есть, сначала кассир должен внести выручку на расчетный счет, снять ее для конкретной цели, оприходовать в кассу и только затем выдать заемщику.

• Персональные нужды предпринимателя. ИП может забирать любые суммы наличных из кассы, сколько посчитает необходимым.

Также выдать из кассовых средств можно возврат за продукцию или услуги, полученные покупателем. Но только в случае, если он оплатил их наличными. Согласно Указаниям ЦБ РФ, возвраты по безналичным расчетам выполняются только на банковские карты клиентов.

Лимит остатка

Центральный банк строго контролирует кассовый лимит – сумму денег, которая остается на конец операционного дня в кассе. Каждая организация рассчитывает его самостоятельно по формуле, утвержденной регулятором в Указании Банка России от 05.10.2020 N 5587-У.

Вычисленный лимит должен отражаться в Приказе директора. Если документ отсутствует, сотрудники налоговой службы посчитают, что приемлемый остаток денег в кассе равен нулю. Это значит, что предприятию, желающему избежать штрафов, необходимо всю выручку после рабочего дня отвозить в банк.

Вновь созданные компании, пока не имеющие расчетных данных, устанавливают кассовый лимит исходя из предполагаемых сумм выручки.

Правила оформления кассовых документов

Все операции по приему и выдаче наличных средств сопровождаются составлением документов: приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО и РКО).

В ПКО и РКО прописываются полученные и выданные суммы, ставятся подписи кассира, главбуха или директора, печать «оплачено». При составлении расходного ордера уточняются ФИО гражданина, которому передаются деньги. Передавать средства человеку, чьи данные не отражены в документе, нельзя. Также запрещаются делать в кассовых документах исправления и ошибки.

Если выполняются расчеты по зарплате, составляется единый РКО на всю сумму, которая выдается за этот день работникам. К нему прикладывается расчетно-платежная ведомость с подписями сотрудников.

Оформленные за рабочий день приходные и расходные ордера указываются в кассовой книге. Документ заводят в первый операционный день января, а заканчивают его ведение в конце года. На каждом листе кассовой книги должен быть пропечатан штамп «оплачено», поставлены подписи главбуха и кассира. После отражения последней операции кассовая книга сшивается, пронумеровывается, скрепляется печатью фирмы, а также подписью руководителя с указанием количества страниц.

Все кассовые документы находятся в архиве минимум 5 лет. Исключением являются платежные ведомости по выплате зарплаты – предприятию нужно обеспечить их сохранность на протяжении 50 или 75 лет.

Выдавать деньги из кассы можно только целыми, без надписей ручкой или карандашом, клейкой ленты или скотча, нарушений целостности. Принимать наличные разрешено только с незначительными потертостями, предварительно проверив их на признаки подделки.

Ответственность за несоблюдение кассовой дисциплины

За нарушение правил расчетов наличными предусмотрены штрафы – до 50 тысяч рублей для компаний и до 5 тысяч рублей для предпринимателей и ответственных сотрудников. Если компания ошиблась впервые, ФНС может ограничиться предупреждением.

Отдельные санкции применяются в отношении фирм, которые не имеют кассового аппарата либо забыли пробить покупателю чек. Предприятия платят 75-100% от сумм, полученных с нарушениями, но не менее 30 тысяч рублей. Для предпринимателей суммы штрафов ниже – 25-50% от поступивших сумм, но не меньше 10 тысяч рублей.

При последующих нарушениях налоговики могут приостановить работу предприятия или ИП на 90 дней.  

Некоторые различия ИП и ООО

Центробанк РФ закрепил правило, согласно которому подписывать кассовые документы должен не только кассир-операционист, но и главный бухгалтер. Росчерк руководителя или предпринимателя нужен только при их непосредственной работе с ККТ. Пункт 4.4. Указаний обязывает участников расчетов снабжать кассиров специальными штампами. Это требование вступает в противоречие с нормами о свободе использования печатей. Специалисты рекомендуют выполнять предписание во избежание споров с налоговой инспекцией.